Persondatapolitik i Office Club
WEBSITEUDGIVER & DATAANSVARLIG
Office Club ApS
Frederiksgade 17
1265 København K
Telefon: +45 3325 5900
E-mail: gdpr@officeclub.dk
Formål
Når du henvender dig til Office Club via kontaktformular, e-mail eller telefon, indsamler og anvender vi de oplysninger, du med henvendelsen stiller til vores rådighed, da det er disse, der gør os i stand til at vende tilbage med svar på dine spørgsmål og levere en ydelse til dig.
Vi indsamler, opbevarer og anvender udelukkende data, du selv giver os, typisk dit navn, din e-mailadresse og dit telefonnummer, og med vores persondatapolitik sikrer vi dine rettigheder i forbindelse med brugen af det oplyste, herunder også at dette ikke deles med andre. Senest et år efter vores seneste kontakt sletter vi de opbevarede data i overensstemmelse med almindelig gældende praksis.
Lovgivning & data
Vores persondatapolitik er i overensstemmelse med gældende lovgivning om personoplysninger og med databeskyttelsesloven. Personoplysninger er i denne sammenhæng enhver form for data om en identificeret eller identificerbar person, der direkte eller indirekte kan knyttes til det pågældende individ. Vi indsamler og anvender typisk dit unikke ID, tekniske oplysninger om din computer, tablet eller mobiltelefon, dit IP-nummer og din geografiske placering. I det omfang du selv giver eksplicit samtykke hertil og selv indtaster informationerne, indsamles og anvendes dit navn, telefonnummer, e-mail, virksomhedsoplysninger og adresse.
Skulle der opstå et behov for at opbevare dine data længere end et år, kunne dette være tilfældet
Når du er medlem hos os
Er du medlem i Office Club, registrerer vi i overensstemmelse med gældende lovgivning din virksomheds navn, CVR, kontaktperson, telefonnummer, e-mail, hvidvaskdokumentation og betalingsoplysninger samt fulde navn, mail og telefonnummer på de af virksomhedens registrerede medarbejdere, der fysisk opholder sig i Office Club. Oplysningerne opbevares, så længe du/I er medlem hos os, og ophører medlemsskabet, slettes data i det øjeblik, hvor eventuelle udeståender er afviklede. Regnskabsbilag skal dog ifølge dansk lovgivning opbevares i minimum 5 år efter senest aflagte årsregnskab.
Din type af medlemskab bestemmer endvidere i hvilket omfang data indsamles, opbevares og anvendes i relation til
Adgang & sikkerhed
Din valgte medlemsskabstype giver adgang til hus eller huse i et fastsat tidsinterval. Medlemmer får udleveret nøgle og brik og kvitterer for dette personligt med data og signatur for optimal sikkerhed.
Medlemsdatabase
I vores medlemsdatabase opbevarer vi navn, e-mail, telefonnummer og virksomhedsnavn til brug for receptionens håndtering af direkte mail, modtagelse af gæster ved ankomst, håndtering af post mv.
Mødebooking
Som medlem har man 24/7 adgang til booking af mødelokaler og forplejning i alle Office Club huse gennem vores interne bookingsystem. Du får tilsendt link til din egen registrering i systemet, hvor du også kan tilføje eller ændre dine data efter behov.
OC Nyhedsbrev
Som nyt medlem bliver du automatisk registreret som modtager af vores nyhedsbrev, der udsendes via marketingsplatformen.dk. En indledende mail fremsendes og kan besvares med accept eller det modsatte. Nyhedsbrevet kan også til enhver tid afmeldes via link.
Tilmelding til events
Ved tilmelding til arrangementer og events anvender vi dine data i forbindelse med adgang og betaling.
Samarbejde med tredjepart
Vi benytter os af eksterne samarbejdspartnere, leverandører og databehandlere i forbindelse med organiseringen af vores arbejde, services, IT hosting og markedsføring. Tredjeparter har fortrinsvis adresse inden for EU med henblik på at sikre muligheden for optimal kommunikation og sikkerhed. Det er vores ansvar at sikre, at dine personoplysninger ikke bliver misbrugt, og vi stiller derfor høje krav til alle samarbejdspartnere, som afkræves garanti for, at dine personoplysninger er beskyttet.
www.officeclub.dk er hostet af Scannet A/S.
Klage til Datatilsynet
Du har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi indsamler og anvender i forbindelse med netop dig. Du kan endvidere også til enhver tid gøre indsigelse mod, at oplysningerne anvendes, og du kan ligeledes til enhver tid tilbagekalde et eventuelt tidligere givet samtykke til anvendelse af dine data.
Ønsker du at fremsætte en klage, skal denne stiles til Datatilsynet på www.datatilsynet.dk.
